HİZMET SÜRECİ POLİTİKASI
Mesleki hizmetler; 3568 sayılı Kanun ve ilgili mali mevzuat çerçevesinde, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi prensiplerine uygun olarak planlanmakta, uygulanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir. Hizmet süreçlerinde müşteri gereksinimlerinin doğru anlaşılması, mevzuata tam uyum, kayıt düzeni ve kontrollü ilerleme esas alınmaktadır.
Amaç ve Kapsam
Bu politika; muhasebe kayıt süreçleri, mali tabloların hazırlanması, vergi beyannameleri, bildirim yükümlülükleri, elektronik uygulamalar, raporlama ve arşivleme faaliyetlerini kapsar. Amaç; hizmetlerin planlı, ölçülebilir, izlenebilir ve sürekli geliştirilebilir bir sistem içerisinde yürütülmesini sağlamaktır.
Müşteri Odaklılık
Hizmet sürecinde müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin doğru analiz edilmesi esastır. Hizmet kapsamı, işletmenin faaliyet alanı ve yasal yükümlülükleri dikkate alınarak belirlenir. Sunulan hizmetlerin mevzuata uygunluğu kadar zamanında yerine getirilmesi de temel performans kriteridir. İletişim süreçleri açık, kayıtlı ve izlenebilir şekilde yürütülür.
Süreç Yaklaşımı
Tüm hizmet faaliyetleri tanımlanmış iş akışları doğrultusunda yürütülür. Süreç girdileri, faaliyet adımları ve çıktıları belirlenmiştir. Görev ve sorumluluklar yazılı olarak tanımlanır. Süreç performansı düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekli görülen durumlarda iyileştirme yapılır.
Planlama
Hizmet planlaması; yasal takvim, beyan süreleri, müşteri yükümlülükleri ve operasyonel kapasite dikkate alınarak yapılır. Risk ve fırsatlar değerlendirilir. Hizmetlerin sürekliliğini sağlayacak kaynak planlaması gerçekleştirilir.
Operasyonel Uygulama
Belgelerin temini, muhasebe kayıtlarının oluşturulması, elektronik sistem işlemleri ve beyan süreçleri mevzuata uygun şekilde yürütülür. İşlemler, tanımlı prosedürler ve kontrol noktaları doğrultusunda gerçekleştirilir. Kritik süreçlerde doğrulama mekanizmaları uygulanır.
Kontrol ve Doğrulama
Beyan ve bildirim öncesi kayıtların doğruluğu kontrol edilir. Hesap mutabakatları yapılır. Süre uygunluğu ve mevzuata uyum gözden geçirilir. Uygunsuzluk tespiti halinde düzeltici işlem uygulanır.
Risk Temelli Düşünme
Hizmet süreçleri; hata, gecikme, veri kaybı ve mevzuata aykırılık riskleri açısından değerlendirilir. Risk seviyesine göre kontrol yoğunluğu artırılır. Önleyici yaklaşım benimsenir.
Kaynak Yönetimi
Hizmetlerin etkin yürütülmesi için gerekli insan kaynağı, teknik altyapı ve yazılım sistemleri sağlanır. Mesleki gelişim ve mevzuat takibi önemsenir. Çalışanların yetkinlikleri görev tanımları ile uyumlu olacak şekilde değerlendirilir.
Dokümantasyon ve Kayıt Kontrolü
Tüm hizmet süreçleri kayıt altına alınır. Fiziki ve elektronik belgeler sınıflandırılarak muhafaza edilir. Yasal saklama süreleri dikkate alınır. Dokümante edilmiş bilgi kontrol altında tutulur ve gerektiğinde erişilebilir durumda bulundurulur.
Performans Değerlendirme ve İzleme
Süreç performansı; zamanında beyan, hata oranı, müşteri geri bildirimleri ve mevzuata uyum kriterleri üzerinden değerlendirilir. İzleme sonuçları doğrultusunda gerekli iyileştirme faaliyetleri planlanır.
Sürekli İyileştirme
Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde süreçler periyodik olarak gözden geçirilir. Mevzuat değişiklikleri ve operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncellemeler yapılır. Uygunsuzlukların tekrarını önleyici sistematik önlemler uygulanır.